Op weg naar de eerste prik

Jaap Eikelboom weet het nog goed: ‘Het was begin december 2020. Ik zou eigenlijk naar Italië rijden, de auto stond ingepakt klaar. Toen kwam dat telefoontje: ‘We zoeken met spoed een programmamanager vaccineren.’ Ik ben gaan praten op vrijdag, en begonnen op maandag. Die auto heeft nog twee weken op de oprit gestaan. Ik had geen tijd om uit te pakken, want ik was begonnen aan een andere reis.’

Gelukkig stond hij er niet alleen voor: ‘We hadden een sterk managementteam, samen met Tiemen Bloemberg en Odin Goedhart. Het was fijn die twee erbij te hebben. Zij komen uit de wereld van de voedingsmiddelenindustrie en weten alles van toeleiding, registreren en voorraadbeheer. Diversiteit van kennis en kunde in een team is belangrijk, zeker in een crisis. Zo kun je elkaar bevragen en aanvullen. Dat geldt eigenlijk voor de hele landelijke coronabestrijdingsorganisatie: we hadden veel verschillende achtergronden, leeftijden en expertise. Mijn rol was vooral het neerzetten van de organisatie en het maken van de connectie tussen politiek, media en bestuur.’

De missie, het team en de commandobunker

Maar hoe pak je dat aan, het opzetten van een vaccinatiecampagne? Jaap: ‘Vooral eerst heel goed luisteren naar de inhoudelijke experts over wat je nodig hebt. En hen vervolgens de ruimte geven om dat te ook te organiseren. Overleggen deden we natuurlijk online. Maar ook af en toe – als het niet anders kon – bij mij thuis. Mijn zoon had een bord aan de deur opgehangen met ‘Coronacommandobunker’. We hadden gelukkig de ervaring van Tiemen met het opzetten van de XL-locaties van testen. CoronIT, het afspraak- en registratiesysteem, was al ingericht voor testen. Op basis daarvan hebben we de vaccinatiemodule ontwikkeld. Onze taak was heel duidelijk: een vaccinatiecampagne inrichten om die eerste prik zo snel mogelijk te kunnen zetten. Vaccineren was immers de uitweg uit de crisis.’

Stilstaan en ademhalen midden in de crisis

‘We hadden binnen no time dertig teamleden verzameld. En met elkaar drie, vier weken bijna non-stop doorgewerkt om de campagne van de grond te krijgen. Allemaal achter ons schermpje.
We hebben meteen de structuur van de ochtend stand-up ingevoerd. Alles wat er speelde kwam langs, dat werkte heel efficiënt.
Op 24 december heb ik dat overleg even stilgezet en gezegd: ‘We gaan het anders doen. Vandaag duurt de stand-up wat langer. Want ik wil weten wie jullie zijn. Wat je bezighoudt. Wat heb je meest gemist de afgelopen weken? Waar kijk je morgen met Kerst naar uit? En hoe gaat het eigenlijk met je?’ Pas toen, vanaf dat moment, kreeg iedereen een profiel. Meer dan alleen de hardwerkende professional. Opeens waren het mensen met familie, kinderen, een zieke moeder. Dat was een heel bijzonder moment. Ik krijg er nog kippenvel van als ik daaraan terugdenk. Daarna hebben we dat elke week gedaan. Even de tijd voor elkaar en elkaars werk nemen. Even stilstaan en ademhalen in de hectiek van de crisis.’

Zorgvuldigheid, Snelheid en Niet verspillen

Het zijn drie heldere, dwingende uitgangspunten. Jaap: ‘Waarbij zorgvuldigheid bovenaan stond, nog boven snelheid. Mensen moeten vertrouwen houden in het vaccinatieproces, dus je moet geen fouten maken. De negatieve beeldvorming rondom ons werk was een heel nare bijkomstigheid. Dat doet wat met je medewerkers. Vooral omdat er veel werd geroepen over de vaccinatiecampagne dat pertinent niet waar was. We zijn ondanks dat blijven focussen op een goede uitvoering van onze taak. We zijn continu aan het leren en verbeteren geweest. En wat we hebben neergezet in die vier weken tijd had niet sneller gekund. We hebben het zorgvuldig opgezet en daarna tempo gemaakt. Je ziet de statistieken: Nederland was een late beginner met vaccineren, maar daarna zagen we een hele steile curve. En uiteindelijk stonden we met het percentage vaccinaties in de Europese top drie. Dat zien we ook bevestigd in het tweede rapport van de Onderzoeksraad voor de Veiligheid (OVV). ‘Zorgvuldige uitvoering door GGD’ staat daarin. Daar ben ik best trots op.’

In oktober 2020 vertrekt Odin Goedhart uit Kroatië, terug naar Nederland. Na een drukke baan in verschillende supply chain- en directierollen is het tijd voor een heroriëntatie op gezin, werk en toekomst. De kinderen gaan naar school in Nederland en het nieuwe huis Den Haag moet worden gerenoveerd. En Odin zelf is na 25 jaar bij Heineken International wel toe aan een sabbatical. Tenminste, dat was het plan. Maar het liep anders…

‘Het liep zeker anders’, vertelt Odin. ‘Het telefoontje kwam op een vrijdag in november. De vraag of ik wilde helpen om het vaccinatieprogramma COVID-19 op te zetten. Vraag twee was of ik de volgende dag al kon beginnen bij de landelijke coronabestrijdingsorganisatie. Ik ben toen in het diepe gesprongen. Het is heel bijzonder om een bijdrage te kunnen leveren aan het oplossen van de coronacrisis.’

Zo snel mogelijk die eerste prik erin

‘Onder hoge druk hebben we een operationeel kernteam samengesteld en vanaf december 2020 het vaccinatieprogramma uitgerold. Onze taak: zorgen dat hele systematiek van de vaccinatieketen werkt. Dus vanaf het sturen van de uitnodigingen tot het registreren van de QR-code. De hele service supply chain hebben we in kaart gebracht en logistiek verwerkt. In amper drie weken. We waren zeven dagen per week aan het werk om maar die eerste prik erin te krijgen. Ik weet nog dat ik op kerstavond om acht uur mijn laptop dichtklapte. Om hem op Eerste Kerstdag aan het eind van de middag weer op te starten.’

Geen enkel vaccin op voorraad

‘Er waren veel vragen die we moesten beantwoorden. Hoe ziet een prikstraat of locatie eruit en hoe moeten we de vaccins bewaren? Hoe gaan we om met de leveringsonzekerheid van het vaccin en hoe zorgen we ervoor dat de prikstraten zo efficiënt mogelijk bevoorraad worden? Uitgangspunt was dat er geen enkel vaccin in voorraad bleef liggen maar zo snel mogelijk gebruikt werd. Het was een mooi moment op 6 januari, toen de eerste zorgmedewerker werd gevaccineerd in Veghel. Maar eerlijk gezegd hebben we daar zelf weinig van meegemaakt. We hadden de blik alweer veel verder vooruit. We zijn samen met de GGD-regio’s snel gaan opschalen van 5 naar uiteindelijk 160 vaccinatielocaties. Ook afspraak-technisch was dat een megaklus. We hebben op een gegeven moment in één weekend 200.000 afspraken gepland, aan de telefoon maar ook online.’

Learning by doing

‘Het maken van een afspraak, dat was een proces dat we in de praktijk hebben geoptimaliseerd. De callcenters waren overbelast. Dus we moesten kijken of we die toeleiding konden doseren, en afspraken zoveel mogelijk via de online kanalen konden sturen. We hebben eerst bedacht dat je online drie dagen eerder een afspraak kon maken dan telefonisch. Dat ontlastte de callcenters al veel. Vervolgens zijn we overgegaan op het uitnodigen op basis van geboortejaar. Nog zoiets: we wilden iedereen zo snel mogelijk vaccineren. Maar als iemand een afspraak had, wilde je ook zeker weten dat er genoeg vaccin was voor de tweede prik, drie weken later. Probleem was alleen dat de leveringszekerheid van het vaccin niet optimaal was. In overleg met de Gezondheidsraad hebben we toen het interval tussen de eerste en de tweede prik verlengd naar zes weken. Zodat we uiteindelijk die eerste prik zo snel mogelijk bij zoveel mogelijk mensen konden zetten.’

Calamiteit: Code Rood!

‘Er is zoveel gebeurd’, verzucht Odin, ‘die keer met Code Rood bijvoorbeeld, ergens in februari 2021. Er was een ongekende sneeuwstorm voorspeld. Wat doe je dan? Wegen zijn misschien niet begaanbaar dus burgers maar ook medewerkers kunnen niet naar de vaccinatielocatie komen. Maar welke locaties sluit je dan, hoe communiceer je dat en wat betekent dat voor de hele planning en logistiek? Uiteindelijk besloten de DPG’en geen risico te nemen en alle vaccinatie- en testlocaties die dag te sluiten. Het was heel spannend. We zijn heel hard bezig geweest om iedereen op tijd te informeren. Je wilt niet dat er kwetsbare ouderen in de sneeuw voor een dichte deur staan. Maar het is gelukt. We waren als team ook heel trots dat we hier goed doorheen gezeild zijn.’

Een hele lange sprint op adrenaline

Odin stopt begin 2022 als programmadirecteur. Toen was er eindelijk tijd voor het gezin en die sabbatical. ’Ik ben er zeven maanden helemaal uit geweest. De batterij was behoorlijk leeg. Het was een hele lange sprint, op adrenaline. Maar ik ben trots op wat we hebben neergezet. In drie weken tijd van 150.000 naar 1,5 miljoen prikken per week. Nederlands grootste callcenter neerzetten. Best een prestatie toch?’