‘We hebben heel snel heel veel lessen geleerd’

‘Eerlijk gezegd wil ik op deze manier nooit meer een informatiesysteem neerzetten.’ Aan het woord is Atte Bootsma. Tijdens de pandemie was hij als informatiemanager verantwoordelijk voor het systeem CoronIT. ‘Normaal kost het ontwikkelen en implementeren van een vergelijkbaar systeem enkele jaren. Nu hebben we het in 8 weken tijd werkend gekregen én bij 25 GGD’en geïmplementeerd. We kwamen van ver, maar juist daarom ben ik wel heel trots op wat we samen met de GGD’en bereikt hebben. We hebben heel snel heel veel lessen geleerd.’

Op ICT-gebied zorgde de coronacrisis voor veel uitdagingen. Atte: ‘Om te beginnen hadden we veel te weinig tijd. Eind maart 2020 waren het RIVM en een paar laboratoria al begonnen met het doorontwikkelen van een al bestaand medisch ICT-systeem. Dat systeem leek geschikt om te gebruiken bij corona, omdat het al gebruikt werd in de tuberculosebestrijding. Ook de GGD’en werden al snel bij de ontwikkeling betrokken. Zo ontstond CoronIT, een systeem waarin alle afspraken voor het testen en vaccineren van burgers (inclusief alle resultaten) konden worden vastgelegd.’

Binnen twee maanden waren alle 25 GGD’en met het systeem aan het werk. ‘En dat terwijl het vóór de coronacrisis helemaal niet gebruikelijk was dat de GGD’en samen in een systeem werkten. Sterker nog, ze deden dat alleen voor de tuberculosebestrijding. Maar nood brak wet. En achteraf is het voor de testcapaciteit in Nederland echt cruciaal geweest dat de GGD’en hebben gekozen voor een landelijk systeem waar alle labs op waren aangesloten.

Labs aansluiten in 8 weken

‘Dat aansluiten van de testlaboratoria is voor ons toch wel de grootste uitdaging geweest’, zegt Atte. ‘Zonder al te technisch te willen zijn: de GGD’en gaven alle testmonsters een uniek nummer. De labs gebruikten die nummers voor het herkennen van het monster en het terugsturen van de uitslag. Om dit automatisch te kunnen doen, moesten de labs natuurlijk wel aan CoronIT worden gekoppeld. Normaal kost het maken van zo’n koppeling maanden voor één lab. Nu moesten we in een paar weken tijd al de eerste labkoppelingen werkend krijgen.’

Op een gegeven moment waren er zelfs meer dan 50 aangesloten labs. ‘Daar hebben we met de hele ploeg echt snoeihard aan gewerkt. Dat dit lukte kwam vooral omdat de belangen groot waren. Want om goed landelijk te kunnen testen, moest het mogelijk zijn om de capaciteit van de laboratoria steeds zo goed mogelijk over Nederland te verdelen. Stel dat het bij een GGD opeens zo druk werd dat het eigen lab het niet meer aankon, dan kon via het landelijk systeem meteen geregeld worden dat een ander lab bijsprong. Iedereen wist hoe belangrijk dit was, dus iedereen werkte mee: de GGD’en, de labs zelf, de leveranciers van labsystemen. Er was ook voldoende budget om het te regelen. En, heel belangrijk, we hebben voor de koppeling gebruik gemaakt van standaarden, zodat er zo min mogelijk aangepast hoefde te worden.’

Alert op misbruik

Waar in de eerste 8 weken trouwens ook veel energie in is gestoken: de beveiliging. ‘We hadden ineens te maken met duizenden callcentermedewerkers en iedereen moest thuiswerken. Dat maakte de beveiliging extra lastig. Voor de GGD’en was dat een nieuwe dimensie. We waren gewend om vooral heel alert te zijn op misbruik van buitenaf, maar we hebben geleerd dat we minstens zo alert moeten zijn op misbruik van binnenuit. Daarom zijn de werkplekken van de medewerkers van het landelijk callcentrum zo ingericht, dat ze geen schermafbeeldingen konden maken en geen exportbestanden konden opslaan. Het is ons in die korte tijd zelfs nog gelukt om dit door een externe partij te laten testen.’

Als Atte terugdenkt aan 2020, dan denkt hij aan heel hard werken. ‘Twee keer zoveel uur als normaal. Ik zat hele dagen met mijn headset op te vergaderen. In de begintijd was het vooral ‘hoe krijgen we het zo snel mogelijk uitgerold’? Daarna was het ‘waar lopen we tegenaan en hoe lossen we dat op?’ Het systeem was zó snel gebouwd, het was natuurlijk nog lang niet af. Volgens alle wetten in mijn vak had het systeem nooit op tijd klaar kunnen zijn. En natuurlijk: lang niet alles werkte perfect. Maar CoronIT deed wat het moest doen.’

Beter voorbereid zijn

‘Wat we van die beginperiode geleerd hebben, is dat je veel sneller tot iets goeds komt als het écht moet en als je met écht goede mensen werkt. Dat waren zeker niet alleen techneuten. Ook communicatiemedewerkers, privacy-specialisten en allerlei andere professionals hebben een enorm waardevolle bijdrage geleverd. Zonder de crisis hadden we denk ik nooit de kans gekregen om dit allemaal uit te proberen. De les is ook dat we de volgende keer beter op zo’n crisis voorbereid moeten zijn. We hadden er klaar voor moeten zijn en we hadden er klaar voor kunnen zijn. Maar we hadden niks. Dat moet vanaf nu echt anders.’