‘Puzzelen met BCO-capaciteit’

Arjo Mans was één van de eerste leden van het team bron- en contactonderzoek (BCO). Hij ging aan de slag met alles wat er op dat moment nodig was, maar vond al snel het geluk in zijn specialisme: data. ‘Heerlijk om te puzzelen.’

‘Het was half mei 2020’, begint Arjo zijn terugblik. ‘We zaten allemaal in lockdown. Een collega van mij werkte voor GGD Hollands Midden. Via Sjaak de Gouw, de DPG daar, kwam de vraag. Een landelijk BCO-team oprichten: ken je daar mensen voor?’

Op een donderdagavond draaide Arjo samen met zijn collega’s Bart-Jan van Hasselt en Charlotte Rekko een presentatie in elkaar. Over hoe een landelijke pool van BCO-medewerkers op te zetten. De presentatie werd op vrijdagochtend gegeven. Er volgde een gesprek. ‘En op maandagochtend is Team BCO gestart. Ja, dat ging heel snel.’

Grip op de capaciteit

Zoals geldt voor alle processen in die beginperiode, was er weinig om mee te werken. Hoe krijgen we grip op capaciteit? Dat was de vraag waar het team zich in vastbeet. Een vraag die ook daarna voortdurend actueel bleef. Er was één gegeven. Arjo: ‘Op 1 juni zouden we grootschalig gaan testen in Nederland. We hadden geen idee hoeveel mensen er naar die teststraat zouden komen. Hoeveel mensen dan positief zouden testen. En hoeveel bron- en contactonderzoek er gedaan moest worden.’

25 GGD’en aan de lijn

Een andere onzekerheid was de beschikbare BCO-capaciteit bij de GGD’en. ‘We zeiden: ‘Laten we maar gaan bellen.’ Mijn collega Fonzie van der Mierden en ik probeerden alle 25 GGD’en aan de lijn te krijgen. Hoeveel BCO kunnen jullie doen? Zo is eigenlijk het relatiemanagement gestart.’

Arjo schoof ondertussen steeds meer door naar de datakant. ‘Voordat we dashboards hadden maakte ik drie keer per dag een export uit het systeem. Daar rolde uit hoeveel testen er waren afgenomen en hoeveel er daarvan positief waren. Dat rapporteerde ik aan de directie. Dan wisten we of het goed ging of dat we in de problemen zouden komen.’

Dat rapporteren gaf nog wel eens stress. Helemaal op die ene donderdag toen Arjo ging kijken voor een nieuwe woning. ‘Het was de tijd dat huizen razendsnel werden verkocht. De makelaar had heel veel inschrijvingen en acht bezichtigingen op die dag. Ik mocht om twee uur. Nét daarvoor moest ik de cijfers aanleveren bij de directie. Ik had het rapportje uitgedraaid en wilde de deur uitstappen. Toen realiseerde ik mij dat ik een fout had gemaakt. Dat de cijfers drie keer zo hoog uitvielen dan ze in werkelijkheid waren. Ik móést dat herstellen. Twee vrienden gingen alvast naar het huis kijken en ik ben eerst die cijfers gaan aanpassen. Uiteindelijk kwam ik een kwartier te laat. Nog helemaal in de stress maakte ik een rondje door het huis. Welke vloer erin lag? Hoe het plafond eruit zag? Ik kon het niet navertellen. Ik wist alleen dat het een mooi huis was. Mijn vrienden zeiden: ‘Je moet een bod doen.’ Dat deed ik. En nu woon ik er!’

Busjes (niet meer) nodig

De periode na 1 juni begon aanvankelijk rustig voor BCO. Maar toen kwamen de uitbraken in Brabant. In die regio lag ineens grote druk, terwijl er in het noorden van het land niet veel aan de hand was. Arjo maakte een plan om BCO-capaciteit uit te wisselen. In de praktijk bleek dat uitwisselingsprogramma weerbarstig. Mensen konden in het begin bijvoorbeeld niet op afstand inloggen op de systemen.

Arjo herinnert zich een specifiek moment: ‘Ik was bij een vrijdagmiddagborrel bij vrienden in de tuin. Er belde een GGD. ‘We hebben een uitbraak in een vleesfabriek. Kunnen jullie capaciteit sturen?’ Ik ging gelijk bellen met onze landelijke partners om dat te regelen. Voor de zaterdagochtend stond het busje klaar dat de mensen er naartoe zou brengen. Vervolgens meldde de GGD terug dat het was opgelost en dat ze de mensen toch niet meer nodig hadden. Dat gaf een boel frustratie natuurlijk en aanleiding om betere afspraken met elkaar te maken.’

Corona kende vele pieken en dalen. Het bleef een continue uitdaging om de capaciteit voor BCO te laten meebewegen op die golven. In het begin waren er nog geen dashboards waarop vraag en aanbod konden worden afgelezen. Arjo knutselde in Excel de capaciteitscijfers aan elkaar om een zo goed mogelijk beeld te krijgen. ‘Een GGD ging op rood, oranje of groen. Een GGD op rood kwam vermoedelijk capaciteit tekort en kon ondersteuning van de landelijke partners gebruiken. Bij oranje werd het spannend met de positieve uitslagen die gedurende de dag binnenkwamen. En bij groen had de GGD zelf voldoende capaciteit. Dat was ons systeempje. Geleidelijk kregen we steeds meer inzicht in de capaciteit en zijn er mooie systemen ingericht.’

Moeilijk te voorspellen

Halverwege 2021 ontstond er een unieke situatie. Er was BCO-capaciteit in overvloed. Die capaciteit bleek niet meer nodig toen de besmettingen vervolgens flink daalden. Er kwamen verhalen los. Over studenten die werkten voor BCO, wel betaald kregen, maar ondertussen op het terras zaten. Dus werd gekeken naar het afschalen van de landelijke schil voor BCO. Arjo ging aan de slag met een aantal capaciteitsscenario’s. ‘Toen we dat nét goed hadden ingeregeld en daadwerkelijk waren afgeschaald, kwam de ‘discopiek’ naar aanleiding van Dansen bij Jansen. In twee weken tijd steeg het aantal besmettingen per dag naar 10.000. Toen moesten de landelijke partners vertrekkende mensen vragen of ze alsjeblieft toch wilden blijven werken. Sommige waren net twee weken eerder ontslagen. Het was zo moeilijk te voorspellen. Het was een gedurende de hele pandemie een zoektocht om balans te krijgen in vraag en capaciteit. Heel complex, maar ik vond het heerlijk om daarmee te puzzelen.’